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如何完成一個ERP導入專案

要完成一個ERP導入專案的流程,會根據不同的組織和不同業態的企業情境,流程有所不同,但是在整體步驟來說,一個標準的ERP導入專案流程會有以下的步驟:

1. 專案準備階段

2. 藍圖設計階段

3. 系統實踐階段

4. 上線準備階段

5. 系統上線支援與優化

在專案準備階段時,最重要的是確立此次導入專案的目標以及界定導入範圍,並且在專案團隊中,明確的定義好公司同仁與顧問端,每一個人員的角色,必須讓所有人清楚的理解自己這個角色必須負責與執行的目的。在導入過程中,經常會在範圍界定或是溝通上的不順利,此時就必須回歸到當初確立的目標與範圍,重新檢視與溝通,讓導入的過程中更能有效的執行。



藍圖設計階段時,在與各流程負責同仁的訪談中,理解現行的組織與作業流程,並透過討論,協助各部門設計並優化符合系統作業與內稽內控規範,藉由藍圖設計的流程圖做為,未來公司流程的基準,並成為系統設定的依據。在藍圖設計階段經常會因為對未來的系統感到迷茫,而無法明確表達出所有的需求,因此在設計階段,顧問的角色就必須透過引導的方式,協助同仁們能更明確的表達出必要的資訊,避免在完成設計後還需要重新調整的情況產生。

完成藍圖設計之後,顧問開始依照設計的藍圖,在系統中進行設定與建置,包含初始化設定、單據UI調整、權限設定等,若有客製與串接的項目,也同步於這個階段進行開發與測試作業,同時也必須協助各部門準備會計科目、客戶、供應商與項目等主檔的準備與匯入,讓整個系統從0開始慢慢成為屬於使用者的內部核心系統。



顧問完成了系統的設定後,接下來就需要協助使用者來認識新的系統,透過與各部門的教育訓練,顧問藉由使用者實際的使用情境來與同仁們說明教學,更能讓使用者進入到流程的情境中,理解未來的作業流程與系統畫面的熟悉,接著協助種子同仁製作內部的SOP文件,讓內部擁有自行培訓新人的能力,同步開始進行開帳作業,協助各部門針對財務與存貨數進行整理,並由顧問協助進行系統開帳作業,最終在系統完成核對後,準備踏入終正式上線的目標。



當系統交付到使用者手上,難免會有系統功能不熟悉導致操作錯誤的狀況,在過程中顧問與管理人員一同協助處理與教學,以確保整體的流暢與正確性,同時也需要監測系統性能,才能最即時的協助必要的優化與升級。在平行上線後,進行財務報表的驗證,財務報表驗證正確後,即代表整體的導入在顧問與使用者共同努力下,已經完成此事的導入專案,完成導入後,回顧整體作業並分析成功和失敗之處,持續優化未來的導入流程和系統服務。


以上是導入流程簡單的說明,實際的ERP導入專案中,會涉及更多不同狀況的細節和步驟,要根據各種特定的情況進行調整。

持續有效的溝通和專案的管理都是確保ERP導入順利完成的關鍵。

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