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企業如何評估適合自己的ERP系統

如果您對當前的 ERP 系統不滿意,您可能會評估其他 ERP廠商,而由於每個系統可能會有特殊的業務挑戰,因此在尋找理想的 ERP 解決方案時,需要了解汰換系統的目的。


以下歸納公司決定投資新系統的可能原因:

1. 多家系統拼湊在一起或者透過 太多的Excel 電子表單阻礙了我的業務成長,放棄熟悉紙本或舊系統作業,需要時間來適應新系統取代紙本Excel搭配作業。

以往,雖然紙本作業在過去效果良好且方便,舊系統操作也早已駕輕就熟,對於舊系統衍生的問題早已習慣。但此時此刻對於規模逐年成長的公司而言,已經無法滿足未來的需求。

另一方面,有些公司可能有獨立的總帳系統、進銷存系統、報工系統、訂單系統,再透過其他工具協助資料拋轉。一旦多個系統拼在一起時,資料流動容易造成時間差,或者需要重複登打單據,跨系統維護資料,追溯資料來源必須頻繁切換系統去使用,無形中使用者的負擔就會增加。

最終,您需要一個能夠支援業務增長的新營運管理解決方案,這就是您投資ERP的原因。

ERP系統可提高整個公司的營運過程可視性,從而加快決策速度,增加業務成長的機會。良好的 ERP 軟體可以將 CRM、財務和生產資料整合到一個平台,借助自動化工作流程工具,不必等待其他部門上傳處理資料,ERP 系統就可以自動更新庫存水準、銷售 訂單、產能規劃、生產報告和主計畫等內容。(衍伸閱讀:ERP系統對於檢視企業體質中所扮演的角色


2. 系統版本過舊,廠商不再維護或自行開發的系統逐漸難以管理。

許多ERP廠商因應市場變化及技術不斷地更新,客戶的需求也更現代化,比如說移動裝置的需求或者是AI技術的整合。對仍使用舊版本系統客戶來說,升級費用可能相當於導入新系統的成本,而廠商也可能慢慢終止對舊系統的維護,將資源都放在開發新系統及技術。

有些公司早期通過內部員工、朋友或委外來開發自己的系統,這通常可能對於廠商價格不滿意,或找不到符合的條件。日後再將其系統與外部系統整合。隨著時間的推移,這些程式已過時,不能夠在滿足需求。當這些員工離職,可能需額外花費更多成本來維持系統營運。雖然自建或自訂系統的好處可能很大,但風險和費用最終會變得難以承受。


3. 客戶或法規要求促使公司決定使用更現代的工具和來滿足需求,例如、品質控制、IFRS。

獲得新客戶青睞並不是一項簡單的任務。很可能您缺少客戶所需的關鍵系統來符合客戶產品認證所需的資訊。

例如:

  • 醫療設備-當產品需要召回時系統必須具有批次和序列的可追溯性功能

  • 大型汽車製造商-需要 透過EDI 才能進行資料傳輸

  • 汽車業 (TS16949)、醫療(FDA 21 CFR Part 11)或 ISO 認證...等。

當前軟體無法能夠提供解決方案,解決上述挑戰的關鍵是尋找合適的 ERP 解決方案。全面的 ERP 是一種端到端解決方案,從 ERP 、MRP、財務、 訂單管理、WMS、CRM 或是MES等,涵蓋業務的各種面向。在單一平台系統使業務的可視性、可追溯性極高且有效率。



最後,市場上沒有存在所謂正確解決方案。企業在評估新系統導入的同時,不只須先了解內部的需求及痛點及預算,仍需考慮以下幾點:

  • 可擴展性:確保ERP 系統能夠擴展以應對未來業務需求的增長。您的企業可能會不 斷變化,所以選擇一個能夠伴隨您的成長的系統很重要。

  • 自定義能力:某些ERP 系統允許高度彈性,透過配置來滿足特定業務流程的需求。

  • 整合性:ERP 系統應能夠有完整的接口來配合未來可能須搭配其他的專業系統,以確保數據流動順暢。

  • 安全性:確保ERP 系統部署遵循最佳資安實踐。

  • 預期效益:有明確的預期導入KPI指標,在未來實施時確保供應商及企業能夠朝著此專案目標邁進。

因此,企業在做出最終決策之前,請充分了解和評估ERP 系統的所有相關因素。

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